조직 기억 AI

농정AI 제안 보고 · 조직·업무혁신 · No. 011

조직 기억 AI 도입 제안

제안 구분	조직·업무혁신 / 허브 AI + 데이터 연결형
제안 요지	부서 전체의 과거 결정과 그 배경, 이유까지 장기적으로 기억하고 검색 가능하게 만드는 시스템입니다.

1. 추진 배경

• 조직의 결정은 담당자 개인의 기억이나 흩어진 문서에 남아, 시간이 지나면 왜 그렇게 결정했는지 알기 어려워집니다.
• 같은 쟁점이 몇 년 간격으로 반복되지만, 과거 논의를 찾지 못해 처음부터 다시 검토하는 일이 생깁니다.
• 결정의 배경이 사라지면 정책 일관성과 책임 소재가 모두 불분명해집니다.

2. 제안 내용

• 결정 기록 자동 수집: 결재 문서, 회의록, 보고서에서 결정 사항과 그 이유를 추출하여 보관합니다.
• 맥락 검색: 키워드뿐 아니라 질문 형태로 과거 결정과 배경을 찾습니다.
• 연결 지도: 관련된 결정들을 시간순으로 연결하여 흐름을 보여 줍니다.
• 변경 사유 추적: 이전 결정이 바뀐 이유와 시점을 함께 정리합니다.

3. 활용 예시

• 특정 사업의 지원 요건이 왜 현재처럼 정해졌는지 과거 협의 내용을 찾아 설명합니다.
• 비슷한 제도 개선 제안이 과거에 검토되었다가 보류된 이유를 확인합니다.
• 신규 담당자가 업무 배경을 빠르게 파악하도록 부서 연혁을 정리해 줍니다.

4. 필요한 데이터(상세)

이 제안의 성패는 모형보다 데이터 연결에 달려 있습니다. 필요한 데이터와 확인이 필요한 사항은 다음과 같습니다. 보유기관은 예시이며 실제 제공 여부와 접근 권한은 협의가 필요합니다.

데이터	내용·용도	주 보유기관(예)	확인 필요 사항
결재 문서	결정 사항과 근거	농림축산식품부	보안 등급과 접근 권한
회의록·협의 결과	논의 과정과 쟁점	소속 부서	회의록 작성 양식 차이
보고서·정책 문서	배경과 대안 검토	소속 부서	버전 관리
법령 개정 이력	제도 변화 흐름	법제처	시행일과 개정 이유
대외 문서(질의, 회신)	외부 요구와 대응	소속 부서	개인정보 비식별
조직·담당자 변동 이력	결정 당시 책임 주체	인사 관련 부서	개인정보 보호

데이터 정비 선결 과제

• 문서의 보안 등급별 활용 범위를 정해야 합니다.
• 결정 사항과 이유를 구분하여 기록하는 표준 양식이 필요합니다.
• 과거 문서의 전자화 상태를 먼저 점검해야 합니다.

5. 필요한 기반

허브 AI + 데이터 연결형 — 허브 AI에 해당 데이터 접근권만 연결하면 처리 가능

• 데이터 연결 계층: 결재, 회의, 보고 문서를 읽기 전용으로 모은 부서 단위 저장소
• 지식 계층: 결정 단위로 쪼개어 연결하는 색인
• AI 계층: 질문 이해, 근거 문서 제시, 요약
• 통제 계층: 보안 등급별 접근 제어, 열람 기록

6. 추진 방안(안)

단계	내용
시범	문서 전자화가 잘 되어 있는 한 개 부서의 최근 문서부터 적용합니다.
검증	담당자가 알고 있는 과거 결정을 질문하여 정확도를 확인합니다.
확대	부서와 문서 범위를 넓힙니다.
정착	신규 문서 작성 단계에서 결정 이유를 남기는 양식을 도입합니다.

※ 단계별 기간과 예산은 데이터 협의 결과에 따라 정해야 하므로 이 글에서는 제시하지 않습니다.

7. 기대 효과

• 과거 논의를 다시 찾는 시간이 줄어듭니다.
• 정책 결정의 일관성과 설명력이 높아집니다.
• 담당자가 바뀌어도 조직의 기억이 유지됩니다.

8. 검토 필요 사항

• 비공개와 보안 문서가 다수 포함되므로 외부 서비스 대신 폐쇄 환경이 필요합니다.
• AI가 결정 이유를 잘못 추정하지 않도록 근거 문서 표시를 의무화해야 합니다.
• 기록 보존과 폐기에 관한 법령과 충돌하지 않게 설계해야 합니다.

9. 건의 사항

문서 전자화가 양호한 한 개 부서에서 결정 기록 검색을 시범 시행하고, 정확도와 보안 요건을 확인한 뒤 확대할 것을 건의합니다.

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이 글은 AI가 제시한 아이디어를 보고서 형식으로 정리한 것으로, 농림축산식품부의 공식 입장이나 추진 계획이 아닙니다.