회의 후속조치 추적 AI

농정AI 제안 보고 · 조직·업무혁신 · No. 015

회의 후속조치 추적 AI 도입 제안

제안 구분	조직·업무혁신 / 허브 AI + 데이터 연결형
제안 요지	회의에서 나온 결정사항과 담당자, 기한을 자동으로 태깅해 실제로 이행됐는지 끝까지 추적합니다.

1. 추진 배경

• 회의에서 결정된 사항이 담당자와 기한이 불명확하여 이행되지 않거나 확인되지 않는 경우가 있습니다.
• 회의록은 쓰여도 후속 조치가 어디까지 진행되었는지 확인하는 체계가 약합니다.
• 이행 점검을 사람이 수작업으로 하면 시간이 들어 흐지부지되기 쉽습니다.

2. 제안 내용

• 결정사항 추출: 회의 녹취나 회의록에서 결정 사항, 담당자, 기한을 자동으로 구분합니다.
• 후속 조치 등록: 추출된 항목을 확인한 후 일정에 등록하고 알림을 설정합니다.
• 이행 점검: 기한이 다가오거나 지난 항목을 정리하여 담당자와 주관 부서에 안내합니다.
• 이월 항목 관리: 다음 회의에서 지난 결정의 이행 상황을 먼저 보고하도록 합니다.

3. 활용 예시

• 부서 정례회의에서 정해진 자료 요청 사항이 기한 내 수합되었는지 확인합니다.
• 협의회 결정 사항 중 후속 조치가 지연된 항목을 모아 다음 회의 안건으로 올립니다.
• 반복적으로 이월되는 과제를 찾아 원인을 점검합니다.

4. 필요한 데이터(상세)

이 제안의 성패는 모형보다 데이터 연결에 달려 있습니다. 필요한 데이터와 확인이 필요한 사항은 다음과 같습니다. 보유기관은 예시이며 실제 제공 여부와 접근 권한은 협의가 필요합니다.

데이터	내용·용도	주 보유기관(예)	확인 필요 사항
회의 녹취·회의록	결정 사항 추출	소속 부서	녹취 동의와 보안
담당자·조직 정보	책임 주체 지정	인사 관련 부서	최신성
일정·알림 시스템	기한 관리	정보화 담당 부서	연동 방식
결재·공문서 이력	후속 조치 이행 증빙	농림축산식품부	문서 연결 방법
과거 회의 결정 이력	이월 과제 파악	소속 부서	기록 보존 범위
과제 관리 목록	상태 기록	소속 부서	양식 표준화

데이터 정비 선결 과제

• 회의 녹취와 자동 기록에 대한 참석자 동의 절차가 필요합니다.
• 결정 사항과 논의 내용을 구분하는 회의록 양식을 정해야 합니다.
• 담당자 지정 기준을 분명히 해야 합니다.

5. 필요한 기반

허브 AI + 데이터 연결형 — 허브 AI에 해당 데이터 접근권만 연결하면 처리 가능

• 데이터 연결 계층: 회의 기록과 일정 시스템 연계 저장소
• 추적 계층: 항목별 상태와 기한 관리
• AI 계층: 결정사항 추출과 요약, 알림 문구 작성
• 통제 계층: 항목 확인 절차, 접근 권한, 기록 보존 관리

6. 추진 방안(안)

단계	내용
시범	정례 회의가 많은 한 개 부서에서 회의록 기반으로 시작합니다.
검증	추출 항목의 정확도와 이행률 변화를 확인합니다.
확대	회의 유형과 부서를 넓힙니다.
정착	회의 운영 지침에 결정 사항 확인 단계를 반영합니다.

※ 단계별 기간과 예산은 데이터 협의 결과에 따라 정해야 하므로 이 글에서는 제시하지 않습니다.

7. 기대 효과

• 회의 결정이 실제 이행으로 이어지는 비율이 높아집니다.
• 담당자와 기한이 분명해져 업무 책임이 선명해집니다.
• 회의의 실효성에 대한 점검 근거가 생깁니다.

8. 검토 필요 사항

• AI가 담당자나 기한을 잘못 지정할 수 있어 확인 절차가 필요합니다.
• 회의 녹취는 민감한 논의를 포함할 수 있어 동의와 보안 관리가 중요합니다.
• 과도한 알림이 업무 피로를 높이지 않도록 설정을 조절해야 합니다.

9. 건의 사항

정례 회의가 많은 한 개 부서에서 후속 조치 추적을 시범 시행하고, 확인 절차를 거쳐 회의 운영 지침에 반영할 것을 건의합니다.

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이 글은 AI가 제시한 아이디어를 보고서 형식으로 정리한 것으로, 농림축산식품부의 공식 입장이나 추진 계획이 아닙니다.