회의록·협의 결과 기반 후속 조치 추적 AI

농정AI 제안 보고 · 조직·업무혁신 · No. 094

회의록·협의 결과 기반 후속 조치 추적 AI 도입 제안

제안 구분	허브 AI + 데이터 연결형
제안 요지	회의록과 협의 결과에서 후속 조치 사항을 뽑아 담당자와 기한을 정리하고, 진행 상황을 추적해 누락되는 조치가 없도록 돕습니다.

1. 추진 배경

• 부서 안팎의 회의와 협의에서 여러 조치 사항이 정해지지만, 회의록이 길고 흩어져 있어 누가 언제까지 무엇을 하기로 했는지 놓치기 쉽습니다.
• 조치 사항의 진행 상황을 확인하려면 담당자에게 일일이 물어보거나 이전 회의록을 다시 찾아야 합니다.
• 후속 조치가 누락되면 같은 사안이 다음 회의에서 반복되어 업무 효율이 떨어집니다.

2. 제안 내용

• 조치 사항 추출: 회의록과 협의 결과에서 후속 조치, 담당자, 기한을 찾아 목록으로 정리합니다.
• 진행 상황 추적: 조치별 진행 상태를 모아 기한이 가까운 사항과 지연된 사항을 알려 줍니다.
• 근거 표시: 정리된 조치마다 어떤 회의록의 어느 부분에서 나왔는지 출처를 함께 보여 담당자가 검증할 수 있게 합니다.
• 점검 자료 초안: 다음 회의에서 확인할 조치 현황 자료를 정해진 서식으로 초안 작성합니다.

3. 활용 예시

• 회의가 끝난 뒤 조치 사항 목록을 정리해 참석자에게 확인을 요청합니다.
• 기한이 임박했거나 지연된 조치를 모아 담당자에게 알려 줍니다.
• 반복해서 지연되는 조치 유형을 살펴 업무 분담과 일정 계획을 개선하는 참고 자료로 씁니다.

4. 필요한 데이터(상세)

이 제안의 성패는 모형보다 데이터 연결에 달려 있습니다. 필요한 데이터와 확인이 필요한 사항은 다음과 같습니다. 보유기관은 예시이며 실제 제공 여부와 접근 권한은 협의가 필요합니다.

데이터	내용·용도	주 보유기관(예)	확인 필요 사항
회의록·협의 결과 문서	조치 사항 추출 대상	각 부서	문서 형식 통일
과제·업무 관리 정보	조치 진행 상태 확인	각 부서, 업무 관리 시스템	입력 기준 통일
담당자·조직 정보	담당자 연결	인사·조직 관련 부서	정보 갱신 주기
일정·기한 정보	기한 알림	각 부서	일정 시스템 연계
과거 조치 이력	지연 유형 분석	각 부서	접근 권한

데이터 정비 선결 과제

• 회의록 형식이 부서마다 달라 조치 사항을 같은 항목으로 정리할 수 있어야 합니다.
• 담당자와 기한이 회의록에 명확히 적히지 않은 경우를 어떻게 다룰지 기준이 필요합니다.
• 회의 내용은 대외비가 포함될 수 있어 이용 범위와 접근 권한을 먼저 정해야 합니다.

5. 필요한 기반

허브 AI + 데이터 연결형 — 허브 AI에 해당 데이터 접근권만 연결하면 처리 가능

• 데이터 연결 계층: 회의록, 과제 관리, 일정 정보 저장소
• 분석 계층: 조치 사항 추출과 기한·지연 확인
• AI 계층: 근거 요약과 현황 자료 초안 작성
• 통제 계층: 접근 권한 관리, 근거 표시, 담당자 최종 확인 절차

6. 추진 방안(안)

단계	내용
시범	한 개 부서의 최근 회의록 몇 건으로 조치 사항 추출을 해 봅니다.
검증	담당자가 직접 정리한 목록과 비교하여 누락과 오추출 여부를 점검합니다.
확대	대상 부서와 회의 유형을 넓히고 사용자 의견을 반영합니다.
정착	기존 업무 관리 방식에 보조 기능으로 연계합니다.

※ 단계별 기간과 예산은 데이터 협의 결과에 따라 정해야 하므로 이 글에서는 제시하지 않습니다.

7. 기대 효과

• 조치 사항을 정리하고 확인하는 시간을 줄여 후속 조치가 누락되는 일을 줄이는 데 도움이 됩니다.
• 기한이 가까운 조치를 미리 알 수 있어 업무 일정 관리가 쉬워집니다.
• 조치 이력이 쌓여 업무 분담과 일정 계획을 개선하는 참고 자료로 활용할 수 있습니다.

8. 검토 필요 사항

• 추출 결과는 참고 자료일 뿐이며 조치 내용과 책임 소재의 판단은 담당자에게 있습니다.
• 회의록의 표현이 모호하면 잘못 추출될 수 있어 참석자의 확인 절차와 결과의 한계를 함께 안내해야 합니다.
• 대외비 회의 내용의 보호와 이용 범위에 관한 방안이 먼저 마련되어야 합니다.

9. 건의 사항

한 개 부서의 최근 회의록 몇 건으로 조치 사항 추출을 하는 시범을 먼저 추진하고, 담당자가 정리한 목록과 비교한 뒤 활용 범위를 정할 것을 건의합니다.

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이 글은 AI가 제시한 아이디어를 보고서 형식으로 정리한 것으로, 농림축산식품부의 공식 입장이나 추진 계획이 아닙니다.